Fatturazione Elettronica PA

Dal 6 Giugno 2014 la fatturazione verso le Amministrazioni Pubbliche centrali è cambiata radicalmente. Le fatture cartacee (o pdf) non sono più accettate, ora devono essere fatte solo in formato elettronico ed inviate al il Centro Intescambio Nazionale (SDI) che le inoltrerà alle amministrazioni interessate rilasciandone ricevuta. Tali fatture e ricevute devono essere conservate con le procedure previste dalla legge che richiedono firme digitali (smartcard) e marche temporali. Presto l'obbligo della fatturazione elettronica si estenderà a tutte le amministrazioni pubbliche centrali e locali, Comuni, Province, ecc. moltiplicando il numero dei casi in cui si dovrà passare alla fattura elettronica.

Wolters Kluwers grazie ai prodotti Parcelle e Fatture (per studi) e ai gestionali Arca Evolution, Arca Egò e Sistema Impresa (per le aziende) ha integrato in ognuno di tali prodotti il modulo FEPA per consentire la produzione del file XML e la successiva gestione.

Si pone quindi l'urgenza per tutti i fornitori della PA di attrezzarsi per soddisfare a queste nuove richieste o predisponendo sui propri sistemi informatici delle procedure ad hoc oppure appoggiarsi a servizi offerti da aziende abilitate a svolgere, in loro vece, il lavoro di invio e conservazione delle fatture. Il problema dell'invio /conservazione sostitutiva delle fatture in formato elettronico verso la p.a. è legato in primis alla necessità di conservare in modalità sostitutiva tali documenti per il tempo legale previsto (10 anni). In caso di deterioramento dei supporti informatici a distanza di anni, si profila il reato penale di distruzione dei documenti. Tale problema è tanto più sentito quanto minori sono le quantità di fatture prodotte in maniera elettronica nell anno. E evidente che in tali casi ci sarà una minore predisposizione alla corretta gestione. La ns. società si è quindi rivolta ad un azienda di Firenze, con pluriennale esperienza nel campo dell archiviazione sostitutiva.

La soluzione ARKOTTICA Pubblica Amministrazione servizio di SPEDIZIONE, INTERMEDIAZIONE e CONSERVAZIONE a norma delle fatture elettroniche verso la pubblica amministrazione  è  quindi la risposta offerta dalla Leonardo Spa in collaborazione con Infosvil Srl. Arkottica è un'applicativo totalmente Web, realizzato con tecnologie innovative, utilizzabile, via Internet da PC, da Mac o da tablet, smartphone (Apple, Android, Microsoft). Inoltre il servizio non ha nessun costo di attivazione! Arkottica PA è un servizio a consumo, si paga per quanto lo si usa mediante l'acquisto di pacchetti con un numero definito di fatture da inviare e conservare per ogni singolo anno, per quest'anno vengono offerti gratuitamente 2 mesi in modo da portare la prima scadenza al 31/12/2015. Grazie all'accordo raggiunto il costo è estremamente conveniente e competitivo.

ARKOTTICA  PA, viene proposto come unica soluzione e include:

-          l'inoltro delle fatture verso gli enti di Pubblica Amministrazione e la ricezione dell'esito di tale operazione secondo le normative vigenti.

-          la conservazione della fattura elettronica e relative ricevute SDI.

Attori

Cliente/Emittente (di seguito chiamato Cliente) : il Cliente delega la elaborazione, la Firma, l invio della fattura XML e  Conservazione della fattura stessa e delle notifiche da parte della PA ad INFOSVIL.

Intermediario/Trasmittente (di seguito chiamato Intermediario): effettua  il servizio

Documenti archiviati in modalità Conservazione Elettronica a norma:

-          Fatture attive verso PA

-          Notifiche da parte dello SDI / PA

Ogni ciclo operativo consiste in sette fasi:

1) Invio dei documenti da parte del Cliente all Intermediario in formato XML FEPA grazie ai sw WKI Ipsoa

2) Importazione, elaborazione, generazione file XML FEPA

3) Fase di controllo e validazione dei dati da trasmettere

4) Fase firma dei documenti

5) Trasmissione File XML FEPA a SDI

6) Recupero e Archiviazione Notifiche di risposta da SDI

7) Conservazione Elettronica Fatture e Notifiche in modalità sostitutiva

Attivazione del servizio

a)    Il cliente comunica all Intermediario tutti i dati Anagrafici aziendali quali Ragione sociale, Partita Iva, Codice Fiscale, Indirizzo, CAP, Città, Provincia, Ufficio REA, N. Rea, Capitale Sociale.

b)    Il cliente fornisce all' intermediario l' elenco dei tipi di documenti da gestire.

c)    L' intermediario predispone un ambiente per il cliente presso i propri server.

d)    Il cliente in accordo con l intermediario invia il primo lotto di documenti da trasmettere alla PA, l intermediario dà conferma della correttezza delle informazioni e dei documenti ricevuti. Il servizio si considera attivo, salvo ovviamente la conclusione dell accordo.

Schema Operativo

Il sistema di fatturazione elettronica Arkottica PA consente l'inoltro delle fatture verso gli enti di Pubblica Amministrazione e la ricezione dell'esito di tale operazione secondo le normative vigenti (vedi il seguente schema)

Legenda:

- Il Cliente è colui che ha la  necessità  di  inviare  fatture  alla  Pubblica Amministrazione

- L'Intermediario è il ruolo ricoperto da Infosvil

- Sistema di Intescambio (SdI)

- Pubblica Amministrazione (PA)

I canali di ricezione delle fatture da parte dell?Intermediario sono: PEC, FTP, ARKOTTICA

Operazioni a carico dell' intermediario

Sono affidate all Intermediario tutte le operazioni previste dalle fasi 2/3/4/5/6/7 di ogni ciclo operativo, sia esso relativo alle fatture attive o agli altri tipi documenti.

Operazioni a carico del Cliente Il cliente deve trasferire le immagini delle fatture (in formato xml) al server ArkOttica e comunicare all Intermediario gli estremi di quanto trasmesso.

Resta a carico del Cliente la responsabilità del contenuto e della veridicità dei documenti:

a) il controllo su eventuali rilievi formali che la fase 3 evidenziasse, incluso l invio dei documenti mancanti o il reinvio di quelli modificati in conseguenza a quanto evidenziato;

b) ovvero l autorizzazione a procedere ignorando le segnalazioni.

c) possibilità di controllare tramite pannello web lo stato degli invii effettuati e i documenti archiviati. Ricordiamo che Arkottica è un'applicativo totalmente Web, fruibile via Internet da PC, da Mac o da tablet, smartphone (Apple, Android, Microsoft).

CONSERVAZIONE ELETTRONICA

Sia il soggetto emittente, che la PA destinataria sono obbligati a conservare le fatture PA ; trasmesse e ricevute, in modalità CONSERVATIVA ELETTRONICA.

Processo di  Conservazione

All esito positivo della trasmissione allo SDI (con ricevuta di consegna) il documento viene inserito nel sistema di Conservazione di Arkottica. Qui viene firmato dal delegato alla conservazione, marcato temporalmente e conservato per il tempo legale previsto.

COSTI DEL SERVIZIO (spedizione, gestione via web, firma documenti, marcatura temporale e archiviazione elettronica sostitutiva)

Condizioni del servizio:

Pagamento: Anticipato annuo con bonifico.

Gestione e Manutenzione: Costo di attivazione GRATUITO, canone fisso di 20,00 euro per ogni p.iva attivata che emette e invia fatture alla p.a. Nei 20 euro sono compresi i costi di archiviazione sostitutiva del primo anno. Gli anni seguenti il costo per la conservazione sostitutiva è di 20,00 euro 10,00 euro dal 2016.

Esempio:
Invio previsto in 1 anno di circa 50 documenti per una p.iva. Costo 100,00 euro + 20,00 euro per l'attivazione e la sostitutiva (primo anno) + 90,00 euro (10 euro l'anno per 9 anni). Il cliente paga 120 euro il primo anno e 10 euro l'anno per i nove seguenti a meno che non decida di riprendersi gli archivi.

Caricamento documenti: Gratuito via email o form web messa a disposizione

Iva: Tutti gli importi si intendono al netto di IVA 22%


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